12 | 12 | 2017

Erfassen 

Alles wird zusammengetragen und in den „Eingang“ gelegt (ähnlich wie ein Posteingang, meist in Form eines Korbes). Das Füllen des Eingangs dauert beim ersten Mal mehrere Tage. Später wird der Korb fortlaufend gefüllt und täglich geleert. Es kann mehrere Eingangskörbe geben (z. B. auch elektronische wie E-Mail-Eingang, Mailbox). Die Zahl der Eingangskörbe sollte möglichst niedrig, beziehungsweise gerade so hoch wie notwendig gehalten werden.

Durcharbeiten 

Hier werden die Elemente des Eingangs durch das System geschleust. Beim Durcharbeiten muss man sich unter anderem folgende Fragen stellen, welche zur korrekten Einordnung der Elemente im System führen:

  • Worum handelt es sich?
  • Kann jetzt etwas unternommen werden?
  • Was ist der nächste Schritt?
  • Wie lange dauert diese Tätigkeit?
  • Erledige ich die Tätigkeit selbst?

Beim Durcharbeiten gibt es folgende Richtlinien:

  • Fang oben im Eingangskorb an
  • Schleuse immer nur ein Element durchs System
  • Lege ein Element nie in den Eingangskorb zurück

falls eine Handlung erforderlich ist,

  • führe sie sofort durch, wenn sie weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt,
  • delegiere sie oder
  • verschiebe sie als „nächsten Schritt“ auf eine der Kontextlisten

falls keine Handlung erforderlich ist,

  • archiviere es als Referenzmaterial,
  • wirf es in den Müll oder
  • kennzeichne es als „Vielleicht/Irgendwann“

Organisieren

David Allen gibt verschiedene Kategorien für die Zwischenlagerung der Elemente des Eingangs nach dem Durcharbeiten vor:

Nächste Schritte 

Diese Elemente werden zu den Kontextlisten transportiert.

Projekte

Ein Element des Eingangs, welches zur Vollendung mehr als eine Tätigkeit erfordert. Formuliere für jedes Projekt immer einen „nächsten Schritt“, eine „Erinnerung“ im Kalender, oder ein „Warten auf“, damit ein Projekt nicht unbemerkt im System existieren kann.

Warten auf 

Tätigkeiten, die an jemanden delegiert wurden.

Vielleicht/Irgendwann 

Ideen, die vielleicht (also noch nicht entschieden) irgendwann (also ohne benennbaren Zeitpunkt) zu Projekten werden können. Beim Wochenrückblick werden aktuell gewordene in Projekte verwandelt, uninteressant gewordene entfernt.

Eine Arbeitsfelder- und Projektorganisation auf diesem Weg erstellen.

Terminkalender

Der Terminkalender bildet den harten Zeitrahmen. Hier sind nur Termine und Aktivitäten gelistet, die ausschließlich zu einem bestimmten Zeitpunkt/Zeitfenster möglich oder durchzuführen sind (z. B. bereits vereinbarte Besprechungen mit anderen Personen, gebuchte Reisetermine). Alles, was „so bald wie möglich“ erledigt werden soll, steht auf den Kontextlisten und nicht im Terminkalender. Hinweise auf Artikel zur Wiedervorlage aus den „Vielleicht/Irgendwann“- oder „Warten auf…“-Listen dürfen auch im Kalender notiert werden.

Referenzmaterial 

Diese Kategorie enthält das Begleitmaterial für die tägliche Arbeit und kann individuell gestaltet werden. Das Referenzmaterial kann gleichzeitig als Archiv dienen oder nur Begleitmaterial zu aktuellen Projekten enthalten. Bei der materiellen Umsetzung dieser Kategorie gibt es ebenfalls mehrere Möglichkeiten, wie zum Beispiel Hängeregister, Rollschränke, Karteikästen oder Wiedervorlagemappen. Wie man diese Kategorie auch realisiert, es muss Spaß machen, Dinge dort abzulegen oder zu entnehmen und somit ist es jedem selbst überlassen, welche Möglichkeit man in Betracht zieht. Das Ablegen sollte allerdings möglichst einfach und schnell möglich sein ("2-Minuten-Regel"), damit sich kein Stapel mit abzulegenden Dingen bildet.

Durchsicht/Kontrolle 

Ein Blick auf die Kontextlisten und in den Terminkalender erfolgt mindestens einmal täglich. Einmal in der Woche erfolgt die Wochendurchsicht. Hierbei werden die Termine geprüft, die erfolgreich abgeschlossenen Tätigkeiten aus dem System genommen, mindestens ein nächster Schritt für jedes aktuelle Projekt festgelegt, der Eingangskorb ins System eingepflegt und neue Ziele und Projekte definiert und ebenfalls eingespeist.

Erledigen 

Erledigung der nächsten Schritte, die auf der passenden Kontextliste aufgeführt sind. Die Sinnhaftigkeit des Systems kann man erkennen, wenn der Großteil der Zeit mit dem Erledigen verbracht werden kann.

 

Quelle: Wikipedia

 

Beliebteste Beiträge
mobil porno